电话铃声刚响起，马上就拿起电话，会给对方突兀的感觉，好像很早就在等着这个电话;此外，如果马上接电话，会来不及整理自己的情绪，也没有预备好纸笔等工具。

　　接听电话时要注意一下的几个要点：
　　铃响三声内接电话
　　电话铃声刚响起，马上就拿起电话，会给对方突兀的感觉，好像很早就在等着这个电话;此外，如果马上接电话，会来不及整理自己的情绪，也没有预备好纸笔等工具;还有，电话铃响第一声时第一章 电语管理通常含有大量的电磁波，会使接听者受到电磁波的侵扰。因此响第一声就接不如响第二声再接起电话来得恰当。但是第三声响完还没人接听，就会给人造成误解，使对方以为办公室没有人或是大家都在忙碌中无暇接电话。
　　重复要点
　　电话要点，就是管理学上所谓的5W2H。5W是指Who(人)、Why(事)、When(时)、Where(地)、What(物)，2H是指How(怎样做)和How much(多少)，这些都是关键和要点。这些要点通常与数字产生联系，也就是秘书遇到数字就要加以重复。例如，明天下午3点开会，一共有10个人，在7楼701教室，其中的“3点、10个人、7楼、701教室”就是要点，在结束电话前必须向来电者确认。
　　降低音量
　　秘书所接打的电话一般都属于公务机密，所以只要拿起电话，就应该降低音量，不可以拉开嗓子，谈笑风生地说个没完。每个人说话的频率虽然不一样，但是身为秘书，应该保持平缓的语气。同时，降低音量就不会干扰他人，可以保持办公环境的安静。
　　机密不外露
　　遇有第三者在电话机旁的时候，秘书在接打电话时就要留意，第三者会不会泄露公务机密。如果有重要电话打来，有必要请第三者回避，此时要礼貌地向第三者说明一下;或是请来电者晚点再打过来;或是告诉对方，目前不适合接电话，但会马上给他回复。秘书切记不可在办公室大声喧哗，自以为是地把电话当做自己的交流工具。
　　接听电话的技巧
　　温柔的语气
　　要想有温柔的语气，必须先有微笑的脸。笑容很难假装，必须发自内心，否则会给人皮笑肉不笑的感觉。说话时面带微笑，会使声音听起来愉悦顺耳，给人积极进娶乐意为别人服务的印象。平时多照镜子看着自己说话的样子，并且练习把嘴张开讲话，做到字正腔圆，这样说话才能产生较好的效果。
　　稳定的声音
　　注意说话的语气和速度是培养自己气质的不二法门。每分钟两百字左右是最佳的语速。平时运用朗读的方法练习说话，可以使音准、音色和音速都能达到最完美的境界，同时也能给对方留下训练有素的印象。拥有稳定的声音是秘书能力的一种体现。
　　和缓的语调
　　和缓的语调就是指说话时不疾不徐，这是解决问题的有效方法之一，和缓的语调与前面所说的稳定的声音是不一样的。对于来电者非常急切或者可能产生冲突的电话，秘书必须先用和缓的语调让对方冷静下来，使其不会继续扩大事端。和缓的语调并不是慢条斯理，让人感觉不耐烦，而是给对方亲切、有耐心的感觉。
　　亲切的服务
　　秘书所做的工作是“无微不至”的服务工作。这种工作需要秘书始终持有亲切和诚恳的态度。电话沟通时虽然不能看见对方，但第一章 电话管理是能够让对方感到无比周到的关怀，如同面对面交谈一样。这样的感受相信对任何一个打电话的人来说，都是快乐愉悦的体验。